Templatesteuerung

Automatische Publizierung mit Powerpoint und Excel

Für die Daimler AG haben wir eine komplexe, vollautomatische Publizierungslösung für Datenbankinhalte entwickelt.
Da die entwickelte Lösung auch für anderes Publishing sehr universell einsetzbar ist hier eine grobe Beschreibung des Publikationssystems.

Ziel des Systems war es, große Datenmengen, primär aus unserer QuiX² Datenbank, aber auch aus anderen Datenquellen zu Berichten zusammenfassen. Da sich viele Berichte nur durch einzelne Berichtsparameter unterscheiden sollen Templates verwendet werden.
Somit können Berichte mit unterschiedlichen Parametern mit nur einem Layout abgedeckt werden.
Berichte sollen kombiniert, gruppiert und geschachtelt werden können: Berichtsteile sollen somit wiederum Teile anderer Berichte sein können.

Eine besondere Vorgabe war das Verwenden von MS Office 2010 als Berichtsgenerator.
Dies scheint zunächst aufwändig und umständlich: Gibt es doch sehr viele Reportingtools und Reportgeneratoren am Markt, wie z.B. Combit List&Label, FastReport oder Crystal Report. Diese bieten bereits sehr viel Funktionalität und lassen sich direkt über die Datenbank mit Daten versorgen.
Programmierschnittstellen zu diesen kommerziellen Berichtsgeneratoren lassen eine sehr hohe Konfiguration und weitgehende Eingriffsmöglichkeiten auf das Berichtsresultat zu.
Trotzdem wurde auf Wunsch des Kunden die Lösung über Excel- und Powerpoint realisiert.
Dies hat eine Reihe von Vorteilen gegenüber den oben genannten Berichtstools:

  • Die Ergebnisdateien liegen im Rohformat vor und sind direkt weiter verarbeitbar.
  • Keine Einschränkung auf PDF Ausgabe.
  • Berichtsergebnisse können noch in der Ausgabedatei angepasst werden.
  • Keine Benutzerschulungen für externe Produkte zur Berichtgenerierung.
  • Speziell in Excel gute Kombinationsmöglichkeit von beliebig vielen Grafiken in einer Ausgabe.
  • Hohe Konfigurierbarkeit durch den Anwender.
  • Über Makros kann der Arbeitsablauf weitestgehend automatisieren lassen.
  • Über Makros sind auch für den Endkunden einfache Modifikationen der generierten Berichte möglich.

Die Makrofähigkeit der Office Produkte konnte verwendet werden, um sehr komplexe Berichte aus vielen Einzelelementen dynamisch zusammen zu stellen.

Berichtsinhalte werden aus der Datenbank im Database Publishing Prozess als Excel, Word oder Powerpoint Element generiert. Diese einzelnen Extrakte sollen dann zu PPT Dateien Dateien zusammengefasst werden (ebenso wäre eine Generierung als Word Datei möglich). Eine anschliessende Verteilung erfolgt als PDF Datei oder als Html/WEB Upload über das Intranet.

Das Zusammenfassen der Extrakte in PPT Dateien erfolgt über generische Vorlagedateien: Durch eine Steuerdatei wird ein Bericht mit seinen Varianten definiert. Die Vorlagen selbst sind universell einsetzbar und können für mehrere Endberichte oder Berichtsvarianten identisch sein.

Das Einbetten der externen Inhalte erfolgt automatisch über die im Bericht definierten Befehle.
Der Verweis auf externe, einzubindende Daten erfolgt hierbei in der PPT Datei nicht statisch sondern wird programmgesteuert vorgenommen. Die Verweise werden optional dynamisch generiert. Als Parameter für die Generierung können eine vielzahl möglicher Variablen dienen, welche über die Templatesteuerung zur Verfügung gestellt oder ermittelt werden.

Wiederholende Berichtsteile können als Gruppe zusammengefasst werden. Für die Gruppe können dann dynamische Wiederholungen auf Basis von Bedingungen oder vorhandener Quelldaten definiert werden.
Wiederholrate oder Sichtbarkeit einer Gruppe kann ebenso über die Templatesteuerung kontrolliert werden.

Die Funktionen der Templatesteuerung im Einzelnen:
– Substitution von Textinhalten durch Werte der Templatesteuerung
– Substitution von Textinhalten durch Formeln
– Ein-/Ausblenden von Templateseiten
– Gruppierung von Seitenbereichen
– Ein-/Ausblenden von Gruppierungen
– Beliebiges Wiederholen von Seiten oder Gruppen
– Verschachteln von Gruppierungen
– Dymamisches Generieren von Links zu externen Daten
– Enumerationen für Feldwerte aus der Templatesteuerung (Matrixinhalte)
– Getrennte Prozesse für Seitengenerierung und Inhaltspublizierung
– Automatisieren der Publikationsschritte

Vorteile des Systems gegenüber einer manuellen Erstellung von Berichten:
– Hohe Redundanzvermeidung bei vielen unterschiedlichen Berichten mit ähnlichen Inhalten.
– Einfachste Änderungen an Inhalt und Formaten durch die konsequente Verwendung redundanzfreier Templates.
– Hohe Prozesssicherheit durch klar definierte Abläufe.
– Kosteneinsparung durch hohen Automatisierungsgrad.

Vorteile des Systems gegenüber einem Reportgenerator wie Combit List & Label oder Crystal Reports:
– Kein Fremdsystem, mimimaler Einarbeitungsaufwand durch Verwendung der MS Office Produkte.
– Kein Programmieraufwand: Alle Berichtsdefinitionen werden direkt in Powerpoint oder Excel vorgenommen.
– Alle Rohdaten stehen als einfache Excel oder Word Dateien auch zu anderweitiger Verwendung zur Verfügung.
– Einfacher manueller Eingriff in jeder Stufe der Berichtsgenerierung.
– Preis (keine Lizenzkosten der Reportgeneratoren).

Zyklische Berichte mit unterschiedlichen Inhalten können somit auf Knopfdruck tagesaktuell generiert werden.

 

Beispiel einer Steuerdatei:

Diese einfache Steuerdatei definiert die Berichtsvarianten.

Templatesteuerung

Auf der ersten Seite werden die Berichte selbst definiert.
Auf den weiteren Seiten werden die einzelnen Gruppen definiert.
Als Besonderheit dieses Beispiels ist auf der ersten Seite eine Enumeration definiert:
Berichtsinhalte können einfach in der Matrix angewählt werden und werden dann in der gewünschten Folge ausgegeben.

Beispiel eines dynamischen Templates:

beispielseite berichtstemplate

Ein dynamisches Template wird durch die Verwendung von Steuerobjekten aufgebaut.

stage1 dynamic powerpoint template

Die roten Objekte steuern den ersten Schritt der Publizierung: Sie bestimmen z.B. die Wiederholung einer Gruppe.
Im ersten Ablaufschritt werden diese Objekte aufgelöst und ein berichtsspezifisches Template erstellt.
Die blauen Objekte definieren Links zu externen Daten und Dateien – also z.B. „Excel in Powerpoint“ Anweisungen.
Die Verweise der Datencontainer können entweder statisch schon im Grundtemplate definiert sein oder werden dynamisch aus der Templatesteuerung befüllt.

stage2 powerpoint ready for content

Nach dem ersten Schritt sind Gruppierungen und Ausblendungen umgesetzt.
Im nächsten Prozessschritt werden nun die Inhalten an die gewünschte Position publiziert.

stage3 powerpoint with external excel content

Ein einzelner, fertiger Bericht beinhaltet dann exakt die gewünschte Information.

Kontaktieren Sie uns bei Interesse an dieser Lösung, damit wir Ihnen ein kostengünstiges Angebot auf Produkt oder Projektbasis erstellen können.

 

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